【はじめに】
新入社員や企業にとって新しい仲間を迎える入社式は4月の一大イベントですよね。
入社式を大成功させるコツや入社式と内定式の違いについて、分かりやすく解説いたします。
【入社式とは】
入社式は、新入社員の入社を記念して開催するという事だけではなく、「新入社員に社会人として、また企業の一員としての自覚を持たせること」を目的として行われます。
新卒であれば入社式は社会人として初めてのイベントであり、中途入社であっても、新しい仕事を始める大切な節目となります。
4月に入社式を迎えた後は、新人研修を行うなどで一人前になるよう育てていきます。
しっかりと入社後の研修を行い、3年後・5年後などのステップアップモデルを示すことで、早期離職防止にも繋がっていきます。
【入社式と内定式の違い】
ところで内定式と入社式の違いは何でしょうか。
先ほど述べたように、入社式は「新入社員の入社を記念」して開催、また「新入社員に社会人として、また企業の一員としての自覚を持たせること」を目的として行われます。
それに対して内定式は、「入社意識の確認」や「入社意欲の維持・向上」、「内定者同士の関係構築」、そして「内定辞退防止」を目的として行われます。
内定式は卒業・修了年度の10月1日以降に行う事となっており、第二の目的である10月の内定から4月の入社までのおよそ6か月にわたり、研修が組む企業が多くあります。
この時に、社会人としての心構えの他、報連相、ビジネスマナーなどの他、業種の大まかな説明や業界用語なども学びます。
秋田県内の企業では、この内定式の日に給与振り込み用の通帳作成や、お食事会も開催しているようです。このお食事会には社長、人事担当、そして内定式で挨拶してくれた先輩社員と同期の仲間である新入社員全員が参加し、交流を深めあったとのことでした。
内定式は、企業が正式に内定者に内定を伝え、入社の承諾を得るイベントです。
この内定式を済ませると、企業側は少し一安心するかもしれませんね。
この内定式の半年後の4月、入社式が行われるのです。
【入社式の事前準備】
仕事の事前準備の大切さを表す格言として、「段取り八分（ぶ）、仕事二分（ぶ）」がありますね。
似たような言葉で「準備8割」というものもあります。
これは、仕事など何事もうまく行くかどうかは、80％（8割）の準備がものを言うということ。
つまり、仕事をするうえで事前準備はとても大事だということです。
では、入社式を大成功させるためにも、事前に準備するべきことを確認していきましょう。
①日程調整と会場決定
まずは日程を確認しましょう。
採用担当者だけでなく、関係者全員のスケジュールをチェックしなければなりません。
そのうえで会場を決めましょう。
会社の規模や新入社員の人数によって、必要な会場の広さが変わってきます。
もしオンライン入社式を考えるならば大きな会場は必要ありませんが、インターネット接続環境の確認などが必要になります。
②式次第の作成
一般的な入社式の内容としては、
・社長挨拶、祝辞
・入社辞令授与
・役員歓迎の挨拶
・新入社員（代表）決意表明
・記念撮影
という流れが一般的でしょうか。
その他にも、オリエンテーションや懇親会を行うこともありますね。
自社にふさわしい入社式を考えて、式次第を作成しましょう。
③配布資料などの準備
例えば配布する資料には以下のものが通常あります。
・就業規則
・オリエンテーションに関する資料
・入社辞令書
・入社記念品
・感染症対策グッズ、アルコールチェッカーなど
配布するものの準備はもちろんですが、入社後に使う机や椅子、パソコンなども綺麗にして整えておきましょう。
④内定者への連絡
当日は自信を持って来てもらえるように、入社式までに新入社員が準備するものを丁寧に内定者へ連絡しましょう。
連絡する内容
・入社式当日の集合時間、集合場所
・持ち物、提出書類の準備
・自己紹介や決意表明の原稿など
本人の挨拶があるのが通常ですので、前もって知らせておくと親切ですね。
⑤記念写真の撮影準備
社員全員、もしくは新入社員全員での集合写真の撮影準備をしましょう。
カメラや三脚などの準備だけでなく、カメラマンの準備もしくは社員の中に撮影担当者が必要です。
集合写真の他、社員証用の個人写真も撮影が必要な場合もあるでしょう。
その場合は、個人写真を撮影する部屋の準備も必要になりますね。
細かいと思うかもしれませんが、準備しすぎて困るという事はありません。
しっかりと事前の準備を行い、入社式当日に備えましょう。
【まとめ】
いかがでしたか？
入社式を大成功させるコツ、それはやはり「段取り八分（ぶ）、仕事二分（ぶ）」に尽きるのではないでしょうか。
入社式の「段取り＝準備」をしっかりと行い、内定者が社会人として初めてのイベントであり大切な節目となるこの入社式の日を迎え、社会人としての良いスタートを切れるようにしましょう。
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コラム「【文例つき】内定辞退のよくある6つの理由！内定者へのメールの送り方」
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